Você percebeu que, em determinados dias, as entradas de caixa são inferiores às saídas de caixa e você utiliza parte dos recursos existentes para pagar os compromissos do dia e, aquele saldo irá se recompor, ou não, ao longo do tempo.
Imagine agora que aquele saldo, ao invés de se recompor, vá se reduzindo ao longo do tempo, ou mesmo se esgote, ficando “zerado”.
E se ficar negativo?
NÃO EXISTE CAIXA NEGATIVO. VOCÊ VAI DEIXAR DE PAGAR ALGUMA COISA OU MUITA COISA, OU VAI TOMAR EMPRESTADO.
Vamos analisar por que isto aconteceu:
1. Os clientes não pagaram no vencimento? Procure saber o que aconteceu e faça alguma coisa para receber; use o seu bom senso antes de “chutar o pau da barraca”. Você precisa do bom cliente;
2. Houve descontrole de gastos? Algumas despesas “não previstas?”
3. Você retirou além da conta? Pode parar! Lembre-se daquele conceito – separe suas contas das da empresa;
4. Aquele grande cliente não pagou? E ainda por cima quebrou! Verifique a sua estratégia de conceder crédito! Seja mais rigoroso! Pior do que não vender é vender e não receber;
5. O fornecedor aumentou o preço? Negocie com ele mais prazo ou desconto!
Existem outros mil motivos que levam ao desequilíbrio de caixa. Verifique os seus. De nada adianta, agora, tentar explicar o que aconteceu; já passou. O importante é fazer a análise crítica e tomar medidas para que aquilo não mais aconteça e tomar medidas pró-ativas. Caso aconteça algo semelhante você já está preparado para neutralizar ou minimizar os efeitos negativos, porque antecipou as soluções alternativas. Compare, sempre, o projetado com o realizado, isto é, o que você “gostaria” que tivesse acontecido com o que, realmente, aconteceu.
Quando o Fluxo de Caixa é projetado você coloca as expectativas de recebimentos de acordo com as necessidades e os pagamentos para aquele período. Jamais tente fazer exercício de futurologia. Seja conservador (mais ou menos pessimista) com relação às entradas de caixa e bastante realista com relação às saídas de caixa até você ter um período de tempo que lhe permita estabelecer uma média, a chamada série histórica, e poder verificar a tendência do comportamento dos números.
Aqui vão algumas sugestões. Adapte-as ao seu negócio:
1. Defina as entradas de caixa com base na realidade dos seus recebimentos;
1.1. Vendas a vista quando, efetivamente, recebidas. Se o título está no Banco, em cobrança, considere a data do crédito em conta corrente. Na maioria das vezes a data de vencimento não é a mesma da liberação do valor, pelo Banco. Isto, normalmente, é negociado.
1.2. Utilize o Controle do Contas a Receber para definir os recebimentos das vendas a prazo e dos cheques pré datados.
1.3. Utilize o Controle do Contas a Pagar para definir todos os pagamentos.
1.4. Faça a projeção do Fluxo de Caixa, por dia, para o mês que vai começar, entre o dia 25 e o dia 30 do mês anterior. No dia 05 do mês projetado ajuste os valores, se necessário.
1.5. Projete mais dois meses para frente, de modo que você tenha uma visão do que pode acontecer nos próximos noventa dias. Estes dois meses serão projetados pelos totais de entradas e saídas.
1.6. Remaneje pagamentos, se possível, quando a projeção mostrar falta de recursos. Você também pode antecipar recebimentos se for conveniente. O importante é que pode haver uma negociação antecipada com o seu cliente ou com o seu fornecedor de modo a não criar problema para o Fluxo de Caixa deles.
1.7. Muito importante é que a data de vencimento das suas duplicatas seja, rigorosamente, em dias úteis, principalmente se você usa algum agente de cobrança (Banco e Factoring). Seu cliente, com toda certeza, não vai pagar no Sábado, Domingo ou Feriado.
1.8. Se você tiver empréstimo bancário, o Banco debita em conta corrente, rigorosamente, no dia do vencimento.
1.9. Se você tem cheque especial empresarial e estiver usando, considere o valor como empréstimo a ser pago. Não se esqueça de dar o mesmo tratamento aos juros.
1.10. Se você pôs ou quer pôr recursos na empresa, para cobrir eventuais necessidades de caixa, considere como um empréstimo,faça um contrato como qualquer outro credor, cobre juros e receba, se possível, na data do vencimento. Se não for possível, renove a operação da mesma forma que o Banco faz.
1.11. Se o seu Fluxo de Caixa sempre apresentar saldo positivo isto é, depois de tudo pago ainda sobra dinheiro, não se entusiasme e ponha no bolso. Aproveite e reinvista na empresa. Faça aquilo que vem sendo adiado por “falta de recursos”. Não se esqueça de reservar ou manter recursos para Capital de Giro.
1.12. O Capital de Giro nada mais é, em linguagem simples, do que o valor necessário para manter as atividades, o dia-a-dia da empresa.
1.13. Planeje melhorar as atividades que agregam valor. Isto pode significar adquirir equipamentos, investir em estoques, investir em mão de obra (não necessariamente contratar mais funcionários). Até contratar uma assessoria para ajudá-lo. Use o bom senso.
Faça o que for necessário para manter sua empresa viva, funcionando, aproveitando as oportunidades, criando valor e sendo rentável.
Escrito por Plínio José Figueiredo Ferreira
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